Bei Remote-Mitarbeitern ist Ihre Office 365-Sicherungsstrategie der Schlüssel

Druckfreundlich, PDF & E-Mail

Wenn derart viele Menschen von zu Hause arbeiten, gibt es fast genauso viele Prozesse, die sich verändert haben, wie jene, die gleich geblieben sind. Der Workflow im Unternehmen – jedes einzelne Dokument, jede Notiz, jedes Memo und jedes Flurgespräch – passieren nun komplett online. Es kann eine gewisse Herausforderung darstellen, all diese Geschäftsdaten an einem geschützten Ort zu sichern. 

Daten-Backups sind wichtiger als je zuvor. Sämtliche Geschäftskommunikation und Unternehmensdaten, die durch den neuen Workflow erzeugt werden – 40 Stunden pro Woche x die Anzahl Ihrer Mitarbeiter – müssen geschützt werden.

 Wie zuversichtlich sind Sie im Hinblick auf Ihr Backup? Machen Sie sich bei Ihren Backups Sorgen?

  • Wo speichern Ihre Mitarbeiter im Homeoffice ihre Daten? Jetzt, wo sie nicht mehr im Büro sind, speichern sie vielleicht Daten auf lokalen Laufwerken oder auf nicht genehmigten Synchronisierungs- und Freigabe-Apps.
  • Nutzen Ihre Mitarbeiter SharePoint und OneDrive mehr als zuvor? Wie werden diese zusätzlichen Dateien geschützt?
  • Wie sieht es mit Exchange und Teams aus? Legen Sie Backups an und archivieren Sie Ihren Nachrichtenaustausch im Unternehmen?
  • Sind die Daten-Backups jederzeit verfügbar und zugänglich? Können Sie schnell das finden und wiederherstellen, was Sie brauchen?

Eine bessere Backup-Strategie für Remote-Arbeit entwickeln

Sie müssen unbedingt dafür sorgen, dass die Mitarbeiter Unternehmensdaten an einem Speicherort mit Backup-Funktion ablegen, nicht nur auf ihren Laptops. Dazu können Sie beispielsweise eine Richtlinie anlegen, die vorschreibt, dass alle Geschäftsdokumente auf einem vom Unternehmen genehmigten Sharing-System wie Microsoft OneDrive und/oder SharePoint gespeichert werden. Selbst wenn einen Laptop so eine Katastrophe ereilt, haben Sie eine Kopie, die wiederhergestellt werden kann.

Im nächsten Schritt wäre sicherzustellen, dass das IT-Team des Unternehmens Inhalte von OneDrive und SharePoint auf Makro- und Mikroebene wiederherstellen kann. Wenn Ihr Team auf Makroebene in der Lage ist, Teile eines oder ein gesamtes SharePoint- oder OneDrive-Verzeichnis wiederherzustellen, kann es wertvolle Stunden sparen und Sie vermeiden die Probleme, die durch stundenlange Ausfälle von SharePoint oder OneDrive entstehen. Die nativen Microsoft-Funktionen erlauben keine teilweisen Wiederherstellungen, was zu mehr Zeit- und Arbeitsaufwand führt, wenn keine externe Backup-Lösung vorhanden ist. Wenn Sie die Mitarbeiter anweisen, Dokumente in einem Shared Drive abzulegen, sind Sie stärker davon abhängig, dass alles jederzeit und für alle zur Verfügung steht.

Und wie leicht kann Ihre IT auf Mikroebene Mitarbeitern dabei helfen, verloren gegangene Dokumente wiederzufinden? Wie viele Informationen über ein Dokument braucht jemand, um es aufzufinden? Meistens wissen die Leute nicht mehr genau, wie die verlorene Datei hieß. Vielleicht erinnern sie sich noch, dass es eine Excel-Bilanztabelle von April oder Mai war. Wenn diese Dokumente schnell wiederhergestellt werden, sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und Ihr Geschäftsbetrieb läuft rund.

Die meistgenutzte Anwendung zur Zusammenarbeit und zum Informationsaustausch ist die E-Mail, also müssen Sie unbedingt die dort enthaltenen Informationen sichern. Wie lange würde es dauern, Ihre Kontakte und Ihren Kalender neu zu erstellen? Wie wichtig sind die Berichte, Unterhaltungen und andere Dokumente, die nur in Ihren E-Mails gespeichert sind?

Remote-Arbeit hat auch die alltäglichen Flurgespräche in Anwendungen wie Microsoft Teams verschoben. Online-Arbeitsgruppen und -Teams haben sich als derart effektiv erwiesen, dass viele Unternehmen Hunderte Gruppen für die Kommunikation eingerichtet haben. Das Speichern jeder einzelnen Chatnachricht schießt wahrscheinlich über das Ziel hinaus, doch Backups von Dateien und Mitgliederlisten in Teams können Ihnen eine Menge Zeit und unnötigen Stress sparen, wenn Sie Projektteams wiederherstellen müssen, die versehentlich gelöscht wurden.

Wie Barracuda Sie unterstützen kann

Barracuda bietet Datenschutzlösungen an, die Sie bei all diesen Szenarien unterstützen. Eine der aktuellsten Erfolgsgeschichten bei uns ist NCC Education, die weltweit Business- und IT-Qualifikationen anbieten. Das Unternehmen hat seine E-Mail-Sicherheit, Backups und Archivierungsstrategie kürzlich generalüberholt. Eines der größten Probleme bei ihrer alten Lösung war, dass die Wiederherstellung eines Servers eine ganze Woche dauern und eine Menge IT-Beteiligung erfordern würde. Der Kunde ist begeistert, dass mit der Barracuda-Lösung Dateien und E-Mails in 5 Minuten wiederhergestellt werden können. Dieser Kunde bemerkte auch, dass es ihm wichtig sei, von Mitarbeitern versehentlich gelöschte SharePoint- und OneDrive-Dateien mit einem Klick wiederherzustellen – remote, versteht sich.

Diese Dinge sorgen dafür, dass eine Backup-Strategie wirklich funktioniert – die Mitarbeiter ermutigen, ihre Arbeit in SharePoint/OneDrive zu sichern, Remote-Funktionalität des Backups und schnelles Auffinden und Wiederherstellen aller benötigten Dateien.  

Schützen Sie Ihr Unternehmen und nutzen Sie eine einfache, benutzerfreundliche Office 365-Lösung, die in nur 5 Minuten betriebsbereit sein kann: Barracuda Cloud-to-Cloud Backup.

Link zur Erfolgsgeschichte von NCC – https://assets.barracuda.com/assets/docs/dms/NCC_Education_A4_1-0-cs.pdf

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