Die Notwendigkeit von Barracuda Cloud-to-Cloud-Backup für Office 365 (Englisch)

Es hat sich gezeigt, dass vielen Microsoft-Partnern und Kunden nicht bewusst ist, wie wichtig Backup- und Wiederherstellungs-Services für ihre Microsoft 365-Bereitstellungen sind. Sogar unsere eigene Studie hat gezeigt, dass fast 40 % der Umfrageteilnehmer der Meinung sind, dass Microsoft alles bietet, was sie zum Schutz ihrer Office 365-Umgebung benötigen.  Ich bin der festen Überzeugung, dass dieses mangelnde Verständnis auf zwei Ursachen zurückzuführen ist:

• Kunden kennen den Unterscheidung zwischen E-Mail-Archivierung und Datensicherung nicht


• Kunden glauben, dass das ausfallsichere Software as a Service (SaaS)-Angebot von Microsoft alle Daten und Anwendungen schützt

E-Mail-Archivierung

Microsoft bietet E-Mail-Archivierung für Office 365 an, aber es ist womöglich weder der optimale Service im Hinblick auf Funktionen und Funktionalität noch der kostengünstigste in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Archivierungsdienst von Microsoft kann teuer werden, je nachdem, welche Dienste Sie erwerben.  Wenn Sie z. B. die Standardlizenz E1 oder ProPlus für Office 365 haben, berechnet Microsoft 2,5
Euro pro Benutzer und Monat, um den Archivierungsdienst zu Ihrem Office 365-Plan hinzuzufügen. Wenn Sie ein größeres Budget haben, können Sie den Dienst auch in den Plänen E3 oder E5 ab ca. 20,00 Euroffice 365 pro Benutzer und Monat erhalten (Gesamtkosten für Office 365 pro Benutzer).

E-Mail-Archivierung bietet eDiscovery, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und rechtlichen Schutz Ihrer E-Mail-Daten.  Einfach ausgedrückt, erfasst es jede E-Mail, die von Ihrer Organisation gesendet und empfangen wurde, und stellt sicher, dass diese Nachrichten auffindbar sind und abgerufen werden können.  Eine gute Archivierungslösung hat außerdem folgende Eigenschaften:

• Die archivierten E-Mails und Anhänge können nicht verändert oder manipuliert werden.


• Elemente können mithilfe von cleveren, gruppierten Suchvorgängen oder komplexen Suchvorgängen, die „Tags“ genannt werden, abgerufen werden.


• Suchergebnisse können in einer Gesetzlichen Aufbewahrungsfrist platziert werden, sodass sie nicht gelöscht werden und bei Bedarf mühelos abgerufen werden können. Diese Funktion wird am häufigsten für Compliance-Audits, Rechtsstreitigkeiten oder aus ähnlichen Gründen verwendet.


• Endbenutzer können ihre eigenen Nachrichten nach Bedarf und gemäß den vom Systemadministrator konfigurierten Richtlinien suchen und abrufen.

Ich empfehle dringend, dass alle Unternehmen über eine gute E-Mail-Archivierungslösung verfügen, um das Unternehmen vor potenziellen Compliance- und Rechtsvorfällen zu schützen.  Das Risiko, keine Archivierungslösung zu haben, bedeutet, dass ein Unternehmen anfällig für und gegenüber eventuellen rechtlichen Konsequenzen ungeschützt ist, die sich auf E-Mail-Beweise stützen.

E-Mail-Archivierung ist kein Backup

Auch wenn Sie über E-Mail-Archivierungsdienste verfügen, sollten Sie dennoch eine Sicherungs- und Wiederherstellungslösung für Office 365 unterhalten. Die Archivierung kann bestimmte Nachrichten speichern und abrufen, aber sie kann nicht eine vollständige Mailbox und ihren gesamten Inhalt zu einem einzigen Zeitpunkt wiederherstellen.  Stellen Sie sich die folgenden Szenarien vor:

• Jemand hackt Ihr Office 365-Konto, löscht alles in Ihrem Postfach und leert den Papierkorb. Diese Art der Löschung ist bei Kontoübernahme-Angriffen üblich, sodass weniger Beweise für den Angriff zurückbleiben.


• Sie löschen versehentlich einen Unterordner, der wichtige berufliche E-Mails und diverse Dokumente (Anhänge) enthält. Vielleicht bemerken Sie es nicht sofort, da Sie oft mehrere Unterordner in Ihrem Postfach haben und so etwas auf Ihrem Telefon leicht versehentlich passieren kann.


• Das Konto eines ehemaligen Mitarbeiters wurde gelöscht und Sie müssen sein Postfach wiederherstellen. Dies mit Hilfe der E-Mail-Archivierung wäre mühsam und würde mehrere Schritte außerhalb der Archivierungslösung erfordern.


• Ein Cyber-Angriff, menschliches Versagen oder eine Naturkatastrophe sorgen für Datenverluste in OneDrive for Business, SharePoint Online oder Microsoft Teams.Die E-Mail-Archivierung speichert diese Inhalte nicht.

Mithilfe einer Archivierungslösung könnten Sie bestimmte E-Mail-Elemente aus dem Archiv suchen und abrufen. Doch selbst wenn Sie wüssten, was Sie aus dem Archiv abrufen wollen, haben Sie auch die Zeit, die Struktur und den Inhalt Ihres Posteingangs zu rekonstruieren? Können Sie sich noch erinnern, wie Ihr Postfach gestern Abend oder letzte Woche aussah? Wie lange würde dies dauern, wenn Sie Ihre Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge etc. verloren haben? Und wie oben erwähnt schützt E-Mail-Archivierung nicht alles in Office 365.

Disaster Recovery – Wer ist für was zuständig?

Microsoft verfügt über eine ausfallsichere Infrastruktur, bei der es selten zu Ausfällen kommt. Das ist gut so, denn Microsoft ist dafür verantwortlich, dass Ihre Office 365-Umgebung immer verfügbar ist.  Daher gehen Kunden davon aus, dass sie für Office 365 keinen zusätzlichen Disaster-Recovery-Service benötigen.  Disaster Recovery scheint in der Verantwortung von Microsoft zu liegen.

Leider ist das nicht der Fall.  Microsoft ist nur für die Office 365-Infrastruktur verantwortlich, die Ihre Daten unterstützt.  Für die Daten in Ihrer Office 365-Umgebung selbst trägt Microsoft keine Verantwortung. Microsoft weist in seiner Managed-Services-Vereinbarung – Abschnitt 6B – darauf hin: „Wir empfehlen Ihnen, regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Inhalte und Daten zu erstellen, die Sie in den Diensten oder mit Apps von Drittanbietern speichern.

Der Papierkorb ist keine Backup-Lösung

Microsoft stellt einen Papierkorb-Order in Exchange Online, SharePoint Online und One Drive for Business zur Verfügung, sodass auch ohne eine Archivierungslösung ein gewisser nativer Schutz für diese Objekte besteht.  Der Papierkorb ist jedoch kein Backup.  Ähnlich wie ein PC-Papierkorb oder ein Mac-Mülleimer ist der Office 365-Papierkorb nur ein Ordner, der von Ihnen gelöschte Objekte enthält.  Sie können keine Point-in-Time-Wiederherstellung aus Ihrem Ordner für gelöschte Objekte durchführen, da dieser Ordner nur Objekte enthält, die gelöscht wurden und nicht die richtigen E-Mails oder Dateien, die Sie wiederherstellen müssen. Darüber hinaus beträgt die maximale verlängerte Aufbewahrungsdauer des Papierkorbs 93 Tage, und Ihre Elemente können nach dieser Zeit gelöscht und nicht mehr wiederhergestellt werden.

Was ist mit GDPR/DSGVO?

Dies ist eine sehr gute Frage, denn auch wenn Microsoft Ihre Daten in Office 365 hostet und sicherstellt, dass die Umgebung immer verfügbar ist, ist Microsoft lediglich der Hüter Ihrer Daten.  Die Verantwortung für den Schutz der Daten liegt bei Ihnen (dem Kunden), da die Daten Ihnen gehören.

Wenn Sie einen Exchange-E-Mail-Server, SharePoint-Server oder Dateiserver in Ihrem Rechenzentrum oder Büro betreiben, würden Sie ihn mit ziemlicher Sicherheit mit einer guten Datensicherungslösung schützen lassen, oder?  Sie sollten an Ihre Daten in der Cloud genauso denken wie an Ihre Daten vor Ort.  Microsoft sorgt für einen störungsfreien Betrieb und eine stabile Plattform, ist aber weder für die Sicherung Ihre Daten noch die Archivierung Ihrer Nachrichten zuständig! Wenn Sie die Daten verlieren, sind Sie derjenige, der gegen die DSGVO verstößt.

Könnte ich für meine lokale Backup-Lösung extra zahlen und die Sicherung meiner Office 365-Daten auf einem lokalen Backup-Server sichern?

Ja, das könnten Sie, aber macht das wirklich Sinn? Ziehen Sie Ihre Office 365-Daten aus der Cloud zurück auf Ihren Backup-Server vor Ort? Sie haben alle Ihre Geschäftsdaten und Exchange in die Cloud verlagert, als Sie sich für Microsoft 365 entschieden haben. Müssen Sie auch für zusätzlichen Speicherplatz zur Aufbewahrung dieser Backups bezahlen? Und Sie haben gerade erst Ihr Exchange-Backup und Ihr Dateiserver-Backup aus Ihrem Rechenzentrum verbannt, müssen Sie nicht auch die Lizenzkosten für die Sicherung von Microsoft 365 berücksichtigen? Ich kann Ihnen versichern, dass es viel kostengünstiger und einfacher ist, Ihr Microsoft 365 zu sichern und in der Cloud zu belassen.

BARRACUDA CLOUD-TO-CLOUD-BACKUP

Hier kommt Barracuda Cloud-to-Cloud Backup (CCB) ins Spiel.  Es kann Ihre gesamte Mailbox oder einzelne E-Mails, Kontakte und andere Objekte tagesgenau (Wiederherstellungspunkt) sehr einfach wiederherstellen. CCB prüft und verfolgt bei jedem inkrementellen Backup die gesicherten Inthalte und erleichtert es Ihnen, Ihre E-Mails genau auf den Stand zu bringen, auf denen sie sich zum gewünschten Zeitpunkt befand – das nennen wir Point-in-Time-Recovery. Es handelt sich um eine vollständige Backup-Lösung für Microsoft Office 365, die vollständig in der Cloud arbeitet.

Zusammenfassung

Sie sollten wirklich über ein integriertes Cloud-to-Cloud-Backup Ihrer Microsoft 365 Daten verfügen. Die DSGVO-Konformität setzt voraus, dass Sie über die Software und Richtlinien verfügen, um Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu schützen. Für den umfassendsten Schutz sollten Sie sowohl eine Archivierungs- als auch eine Backup-Lösung einsetzen.

Denken Sie daran, dass die in der Microsoft Cloud gespeicherten Daten genau so sind wie die Daten in einem Rechenzentrum oder vor Ort. Sie müssen sie immer noch sichern und schützen.

Erfahren Sie in diesem Whitepaper mehr über den Unterschied zwischen Backup und Archivierung für Office 365.

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15. Juli, 2020 10:00 Uhr (London)

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